الإدارة

الإدارة

المقدمة:

بسم الله الرحمن الرحيم
مع أننا لانستطيع أن نذكر طول دور الخبرة والممارسة العملية في تكوين المدير إلا أنها لم تعد وحدها كافية لضمان نجاحه الأكيد نظراً لتعقيد الظروف والعلاقات التي أصبحت تحكم نشاط الأعمال في الوقت الحاضر.
ولذلك فإن أي مشتغل بالإدارة مهما كان النشاط الذي يتمني إليه لم يعد بمقدوره أن يستغني عن ذلك الكم الهائل من المبادئ والمفايهم العلمية التي تتم تمنيتها خاصة في العقود الأخيرة من هذا القرن ونظراً لأن الإدارة لا يمكن أن تعمل بمنأى عن ظروف بيئتها بل يجب أن تكون في تفاعل دائم مع تلك الظروف.

ويشمل هذا البحث على أهمية الإدارة والحاجة أليها وتعريفها ويشمل أيضاً ظهور الإدارة المحترفة وسيطرتها على القطاع الإداري وأنواع المنظمات التي تهدف إلى الربح والغير هادفة إلى الربح.

والفصل الأخ ير يشمل وظائف الإدارة، التخطيط والتنظيم والتوجيه.

مفهوم الإدارة وأهميتها
أهمية الإدارة:-
إن زيادة الكفاءة الإنتاجية تعتير هدفاً أساسياً لجميع المنظمات في كل المجتمعات ويتوقف مدى تحقيق هذا الهدف إلى حد كبير في مستوى الأداء الإداري في تلك المنظمات حيث أصبح هناك اعترافاً متزايداً في ذلك الوقت الحاضر بأن الإدارة هي العامل الحاسم في عملية التنمية الاقتصادية والاجتماعية، فقد يتاح لدى المجتمع مقادير وفيرة من رأس المال أو مصادر الثروة الطبيعية أو الأيدي العاملة ومع ذلك يبقى عاجزاً عن تحقيق ما يصبو إليه من تقدم إذا كان يفتقر إلى الكفاءات الإدارية القادرة على اكتشاف نواحي القوة في تلك الموارد والعمل على تنميتها والتنسيق فيما بينها واستغلالها بطريقة فعالة بما يعود بالخير على المجتمع.
ويؤكد أهمية هذا الدور ما توصل إليه أحد نقاط الفكر الاقتصادي المعاصر من واقع دراسته للعوامل المحددة للنمو الاقتصادي في ست دول نامية حيث أبرز الطبيعة الاستراتيجية للإادرة ودورها في تحقيق النمو الاقتصادي ويشير إلى ذلك بقوله:
"لقد تبين لي من خلال الدراسة أن العامل الاستراتيجي الوحيد الذي يمثل عنق الزجاجة بالنسبة للتنمية الاقتصادية في هذه الدول الست هو الإدارة"
ويبين كاتب آخر من واقع خبرته وتجاربه الطويلة كمدير لمركز الدراسات الدولية في جامعة انديانا بالولايات المتحدة الأميركية أهمية دور الإدارة بقوله:
"إذا كان هناك عامل يمكن اعتباره بمثابة المفتاح الوحيد للنمو الاقتصادي في الدول النامية فإن هذا العامل هو الإدارة فبعض الدول وخاصة في الشرق الأوسط لا تفتقر لرئاسة المال ولكن ما تفتقر إليه هو الكفاءات الإدارية القادرة على استنباط أفضل الطرق لتوظيف تلك الأموال".
يؤكد أحد ثناة الفكر الإداري وهو بيتردركر نفس المعنى بقول:
"يمكن القول دون إمعان غب التبسيط أنه ليس هناك دولاً متخلفة اقتصادياً وغنما هناك دولاً متخلفة إدارياً فكل تجاربنا في الدول النامية وتؤكد أن الإدارة هي المحرك الأساسي للتنمية وبدون تواخر هذا العنصر لا يمكن تحقيق التنمية حتى ولو توافرت جميع عنصر الإنتاج الآخر".
وإذا نظرنا إلى الواقع العملي نجد أن من الأمثلة الحية على خطورة الدور الذي يمكن أن تلعبه الإدارة في تطوير المجتمع وتقدمه ما نشهده حالياً في اليابان فالبرغم من أن اليابان دولة معروفة بندرة مواردها المادية.. إلا أنها حثت العالم بمعدلات النمو المتفوقة سواء في إنتاجية العامل أو بالنسبة لجودة المنتج أو على مستوى الاقتصاد القومي ككل .
فإحصاءات مكتب العمل حققت إنتاجية الساعة بالنسبة لعمال الصناعة زيادة سنوية بنسبة 9,9% خلال الفترة من عام 1967 حتى عام 1977 بالمقارنة مع زيادة سنوية نسبتها 2,7% في الولايات المتحدة الأمريكية خلال نفس الفترة وفي الفترة من عام1984 حت عام 1988 حققت اليابان أعلى معدلات النمو في إنتاجية الساعة بالمقارنة مع كل من إيطاليا والمملكة المتحدة وفرنسا والولايات المتحدة وألمانيا الغربية وكندا وبالنسبة لمستويات جدده المنتج فبعد أن كانت كلمة صنع في اليابان حتى أوائل الستينات تعني الجودة المنخفضة أصبحت نفس الكلمة الآن تعني الجودة العالمية والمتفوقة.

متى تنشأ الحاجة إلى الإدارة
تنشأ الحاجة إلى شكل آخر من أشكال الإدارة حينما يكون الجهد التعاوني بين مجموعة من الأفراد مطلوب لتحقيق أهداف معينة حيث تصبح في هذه الحالة هناك ضرورة لوجود شخص تكون مهمته التنسيق بين جهودهم وقيادتهم لتحقيق الأهداف المطلوبة وهذا ضرورة إن الهدف إذا كان يسعى في تحقيقه فرد واحد ويقوم بكل العمليات الضروية له كما في حالة بعض المتاجر والورش الصغيرة، فالحاجة إلى الإدارة بمفهومها العلمي تنشأ حينما يشترك في تحقيق الهدف أكثر من شخص حيث في هذه الحالة تصبح هناك ضرورة لوجود شخص ما يتولى زمام القيادة وبالطبع فإن مهمة القيادة ستزداد في التعقيد كلما ازداد حجم المنظمة وازداد عدد العاملين فيها حيث تصبح عملية تنظيم وتوجيه جهود هؤلاء الأفراد ليست بالمهمة السهلة. والحاجة إلى الإدارة بهذا المعنى مطلوبة في مختلف نواحي النشاط الإنساني في الحياة سواء كانت هذا النشاط اجتماعياً أو سياسياً أو اقتصادياً أو تعليمياً فطالما أن هناك أهداف معينة يبنغي تعبئة الجهود الاجتماعية لتحقيقها فإن الحاجة إلى الإدارة تصبح ضرورة للقيام بهذا الدور.

تعريف الإدارة
هي مجموعة الأنشطة الموجهة للانتفاع الكفء والفعال بالموارد المتاحة لتحقيق أهداف معينة قد تكون تلك الأهداف انتاج سلعة أو تقديم خدمة أو ما شابه ذلك.
فإدارة المستشفى مثلاً يقع على عاتقها تحديد وتدبير الاحتياجات المطلوبة من التجهيزات الطبية والأدوية والأطباء وهيئة التمريض والتوفيق فيما بينها جميعاً لتقديم خدمة علاجية يرضى عنها المستفيدين من الخدمة وإدارة شركة لإنتاج السيارات مطلوب منها ان تحدد وتوفر الاحتياجات المطلوبة من التجهيزات والعدد والآلات والمواد الخام وتوفر الاحتياجات المطلوبة من التجهيزات والعدد والآلات والمواد الخام والأموال والعمال الفنية لإنتاج سيارة تستطيع أن تلبي احتياجات من يريد استعمالها.

وسواء انصرف معنى الإدارة إلى القائمين بالوظيفة أو إلى الوظيفة ذاتها فإن الأمر ليس به أي تناقض فالمدير لا بد له أن يقوم بالوظيفة والوظيفة لا بد لها من يقوم بمهام واجباتها وينحصر الخلاف في نهاية الأمر على بعض الجوانب التفصيلية تتعلق بمن هو المدير، وماهي الجوانب التي تشملها الوظيفة؟
وإذا أخذنا بالمدخل الذي يعرف الإدارة باعتبارها مجموعة الأنشطة الموجهة للانتفاع الكفء والفعال بالمووارد المتاحة لتحقيق أهداف محددة ذلك يقودنا إلى الاستنتاجات الآتية:
1- إن الإدارة نشاط هادف وليست مجرد عمل عشوائي وينطبق هذا سواء كنا بصدد منظات حكومية أو خاصة وسواء كانت المنظمة هادفة أ غيرها إلى الربح وسواء وسواء كانت تنتج سلعة أو خدمة وبالطبع فإن وجود هدف واضح ومحدد تسعى الإدارة إلى تحقيق يجعل لكل الجهود موجهة نحو هذا الهدف ويساعد في تحديد أنسب وأكف الطرق والوسائل التي مكن أن تساعد في الوصول إليه.
2- إن تحقيق الأهداف من خلال استخدام الموارد الماتحة يتطلب ممارسة الإدارة لمجموعة من الأنشطة يطلق عليها الوظائف الإدارية أو العملية الإدارية وبالرغم من أن الباحثين في الفكر الإداري لم يتفقوا فيما بينهم على تصنيف موحد لتلك الوظائف الإدارية التي كانت محل اتفاق كبير هي (التخطيط- التنظيم- وتكوين الكفايات والقيادة بما تشمله من عمليات التوجيه والتحفيز ثم الرقابة).
3- إن الوصول إلى الأهداف المطلوبة ينبغي ألا يكون بأي ثمن حيث ان تحرص الإدارة على عاملي الكفاءة والفعالية عند استغلال الموارد المتاحة سواء كانت بشرية أو مالية.
4- إن الإدارة في سعيها لتحقيق الأهداف فإنها لا ترعى فقط مجرد مصلحة المنظمة وإنما ترعى مصلحة جميع الأطراف ذات المصلحة في وجود المنظمة واستمرارها ومن أبرز هذه الأطراف العملاء والموردين والعاملين في المنظمة والمنافسين والجمهور العام.

ظهور الإدارة المحترفة
لقد كانت السيادة فيما قبل الثورة الصناعية للمشروعات صغيرة الحجم التي يمتلكها ويعرف شؤونها فرد واحد وفي تلك الأحوال ليس هناك أي فصل بين الملكية والإدارة فمالك المشروع هو الذي يديره.
ومع اتساع حجم السوق سواء على المستوى المحلي او العالمي ومع التقدم العلمي والتكنولوجي الذي أصبح يحتم ضرورة الاستفادة باقتصاديات الانتاج كبير الحجم تفوق الإمكانيات المالية المطلوبة لتكوينها واستمرارها بإمكانات فرد واحد أو عدد محدود من الأفراد ولما كان المتعذر عملياً أن شارك المساهمون جميعاً في إدارة الشركة إما بسبب الكثرة العددية أو بسبب عدم توافر القدرة لأي منهم على ذلك ويصبح من المحتم عليهم البحث عمن يستطيع القيام بتلك المهمة حتى لو كان من غير المالكين من هنا بدأ ظهور المدير المحترف إي الذي يعمل في المنظمات باعتباره مالك لكل أو بعض رأس مالها وإنما باعتباره يمتلك مؤهلات الإدارة التي يمارسها مقابل الحصول على أجر وقد يكون من المناسب في هذا المجال أن نناقش قضية من القضايا التي حظت بقدر كبير من الاهتمام على المستويين الأكاديمي والعلمي وهي قضية هل الإدارة علم أوفق؟ بمعنى هل أننا في ميدان الإدارة بصدد هيكل متكامل من الحقائق والنظريات العلمية التي اذا استطاع أي شخص أن يسلم بها أن يدير بنجاح مهما اختلفت ظروف الممارسة أم أن الممارسة الإدارية الناجمة هي مهارة شخصية يمكن اكتسابها بالخبرة الناتجة عن ممارسة العمل الإداري في الواقع العملي؟

وإذا أخذنا الشق الأول من السؤال فإننا لا نملك إلا الإجابة عليه بالنفي للأسباب التالية:
1- أن ما تم التوصل إليه حتى الآن في علم الإدارة من مبادئ ومفاهيم لم يصل بعد إلى مستوى الحقائق والنظريات الثابتة التي لا يكون للتقدير أو الحكم الشخصي أي أثر فيما يمكن الوصول إليه من نتائج عند وضعها موضع التطبيق العملي.
2- ان معظم المتغيرات التي تتعامل معها الإدارة متغيرات نوعية يصعب إخضاعها للقياس الكمي الموضوعي بأذواق المستهلكين والاتجاهات والسياسات والروح المعنوية والقيم الاجتماعية السائدة أمثلة للعوامل المؤئرة في الأداء الإداري ويتم التعامل معها من خلال الحكمة المبنية على التقدير الشخصي.
3- ان الإدارة تتعامل بالدرجة الأولى مع العنصر البشري وكمستهلك ومنتج في المصنع وموزع للمنتجات وراسم للسياسات العامة وكواطن يتأثر سواء بشكل مباشر وغير مباشر بنشاط المنظمة وسلوك الإنسان بوجه عام يصعب إخفاء لقواعد أو نظريات جامدة سواء في تفسيره أو توجيهه.

ولهذا السبب فليس هناك تأييداً سواء على المستوى الأكاديمي أو المستوى العلمي بأن الإدارة مجرد علم يستطيع من يلم بأصوله وقواعده أن يدير بنجاح بغض النظر عن قدراتهأو حكمته الشخصية اعتماداًَ على أن المبادئ ستؤتى نتائجها متى طبقت صحيحاً بغض النظرعن شخصية القائم بالتطبيق أو الموقف الذي تتم فيه الممارسة.
أما إذا انتقلنا إلى الشق الثاني من السؤال فنجد أن البعض يميل إلى القول بأن الممارسة الإدارية الناجحة فمن يتم اكتسابه بالخبرة والتجربة الواقعية وأن العلم ليس له نصيب كبير في الموضوع ، ولديهم على ذلك العديد من المشروعات الفردية الناجحة التي يديرها أفراد لم يكن لهم حظ في الحصول على أي قط من التعليم الإداري وهذا رأي مردود عليه بمايلي:-
1- إن الاعتماد على مجرد التجربة والخبرة فقط لإعداد المديرين عملية تحتاج إلى وقت قد يمتد لسنوات طويلة فهي شبيهة إلى حد كبير بالأسلوب البدائي في إعداد المهنيين والعمال المهرة في الورس والمحلات الصغيرة.
2- إن التعليم وفقاً لهذا الأسلوب سيعتمد بالدرجة الأولى على المحاولى والخطأ وإذا كانت تكلف الخطأ يمكن تحملها أو التجاوز عنها في المشروعات الصغيرة والبسيطة إلا أنها تكون فادحة في حالة المنظمات كبيرة الحجم.

المهارات الإدارية:
1- المهارة الفكرية
2- المهارة الإنسانية
3- المهارة الفنية

التحديات الحديثة للإدارة
1- عاملية الأسواق
2- عدم استقرار الأحوال السياسية وانعكاسات ذلك مباشرة على الأحوال الاقتصادية والاجتماعية.
3- عدم وجود سياسات اقتصادية ثابتة
4- تخلف البنية الأساسية للنظام الاقتصادي
5- انتشار بعض القيم والاتجاهات السلبية
6- شهدت السنوات الأخيرة الماضية نمواً متطوراً في نشاط الشركات متعددة الجنسية في الدول النامية

أنواع المنظمات
1- منظمات هادفة للربح ومنظمات غير هادفة للربح
فالمنظمات الهادفة للربح هي تلك المنظمات التي أنشئت أساساً لتحقيق عائد مناسب على رأس المال المستثمر فيها بدءاً من المشروع الفردي حتى أكبر الشركات حجماً وقوة وعلى النقيض من ذلك فهناك المنظمات التي ترتكز بشكل رئيسي على أهداف اجتماعية أو ثقافية أو سياسية وليس هدف الربحية مثل الجمعيات الخيرية وغيرها وبالرغم من ان هذا النوع من المنظمات قد يبيع سلع أو خدمات ويجمع الأموال من الأعضاء والمتبرعين وذلك كله لا ينفي عنها صفتها الأصلية.

2- منظمات سلعية ومنظمات خدمية
كذلك يمكن تصنيف على أساس نوع مخرجاتها او منتجاتها إلى منظمات تتعامل في سلع ومنظمات تتعامل في خدمات، والمقصود بالسلع هنا هو الشيء المادي الملموس الذي يمكن لمسه ورؤيته وقياسه أم الخدمات فهي أمور غير ملموسة.
ومن الملاحظ عملياً أن بعض المنظمات قد تنتج النوعين معاً فشركة انتاج السيارات بالرغم من أنهاتنتج سلعة مادية ملموسة ولكنها يمكن أن تقدم بعض الخدمات التمويلية للمشترين وبعض الشركات السياحة إلى جانب نشاطها الرئيسي في الخدمات السياحية قد تتاجر في بعض السلع التذكارية أو تقوم ببناء المساكن في القرى السياحية.

3- منظمات تابعة لقطاع الأعمال الخاصة ومنظمات تابعة لقطاع الأعمال العامة:
قد تكون هذه المنظمات تابعة لقطاع الأعمال الخاص أو لقطاع الاعمال العام وفي تلك الحالة الأخيرة يجب التنبيه إلى عدم الخلط بينها وبين الأجهزة الحكومية الخدمية (مثل أجهزة الأمن- الدفاع) فتلك الأجهزة التي تمكن الحكومة من القيام بدورها التقليدي ربما تحصل على بعض الرسوم مقابل تقديم خدماتها الا أن تلك الرسوم ليست بأي حال من الأحوال ثمناً للخدمة التي يحصل عليها المواطن بقدر ما هي وسيلة لتنظيم تقديم تلك الخدمة لأن تكلفتها تفوق تلك الرسوم بكثي. أما منظمات الأعمال التي تقيمها الحكومة سواء بنفسها أو من خلال مشاركة الغير فهي يجب ألا تختلف في أهدافها أو اسلوب ادراتها عن منظمات الأعمال الخاصة حيث أن الإدارة الاقتصادية تلك المنظمات والحرص على تحقيق عائد مناسب على رأس المال المستثمر فيها عملية ضرورية لضمان استمرارها ونموها وتطورها ولإمكان إنشاء مشروعات أخرى جديدة بل ولتديعم إمكانات الحكومة في تقديم خدماتها التقليدية وليس معنى ذلك ان عنصر الكفاءة غير ضروري عند إدارة المنظمات الحكومية الخدمية فهو ضروري في قطاع الأعمال وإنما الهدف من إنشاء كل منها مختلف.


وظائف العملية الإدارية
1- التخطيط
وهو التفكير المنظم الذي يسبق عملية التنفيذ لأي عمل من خلال استقراء الماضي ودراسة الحاضر والتنبؤ بالمستقبل للتقرير سلفاً لما يجب فعله لتحقيق هدف معين.
أهميته
1- تعد الخطة الموجه للعمل
2- يقلل من أثر المتغيرات التي مكن أن تحدث في المستقبل
3- تعد الخطة المعيار الأمثل للرقابة عن الأداء بعد التنفيذ
مراحل التخطيط
1- تحديد الأهداف
2- تحليل الظروف
3- وضع خطط بديلة
4- تحديد عناصر الخطة
إقرار الخطة ومتابعتها

2- التنظيم
وهو توزيع الواجبات والمسؤوليات على الأشخاص وتحديد سلطات كل شخص وكذلك تحديد العلاقات بين الأشخاص
خطوات التنظيم
1- تحديد الأهداف التنظيمية تحديداً واقعياً
2- إعداد قوائم تفصيلية بالأنشطة التي يتطلبها تحقيق الهدف.
3- تجميع الأنشطة المتشابهة ووضعها في وظيفة
4- تحديد السلطات والمؤوليات
5- رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والأقسام والإدارات
6- تعيين الأفراد المؤهلين لكل الوظائف وتحديد إجراءات القيام بكل وظيفة.
عناصر التنظيم
1- النشاطات والأعمال المراد القيام بها
2- الهيكل التنظيمي
3- العلاقات بين الأقسام والإدارات
4- الأدوات والآلات والإمكانات المطلوبة للعمل
5- الأفراد المطلوبون لاشغال الوظائف

3- التوجيه
هو إصدار التعليمات للمرؤوسين ببدء العمل وإرشادهم أثناء تأديتهم له بكيفية تنفيذه بالشكل الذي يحقق الأهداف
أسس تعامل الرؤساء مع المرؤوسين خلال عملية التوجيه
1- الاهتمام بالموظفين وحاجاتهم وتحفيزهم بناءً عليها
2- العدل في التعامل مع المرؤوسين خاصة عند تقييمهم والحكم على ارائهم
3- أن يكون الرؤساء قدوة حسنة لمرؤوسيهم في العمل الجاد والسلوك الحسن
4- التركيز على سلوك الفرد وإنجازه وليس على شخصه ومزاجه
5- الثقة بالمواطنين والاعتقاد بقدرتهم على العمل

4- الرقابة
هو متابعة أنشطة العمل للتأكد من أنه قد تم انجازها حسب الخطة او حسب المعيار الموضوع لتنفيذ الأعمال وتصحيح أية انحرافات من الخطة أو المعيار
تكمن أهمية الرقابة بمايلي:
1- التأكد أن العاملين قد أنجزوا عملهم كما هو مخطط له
2- تحفيز المدراء على تفويض السلطة والصلاحية
مراحل عملية الرقابة
1- تحديد معايير الإنجاز
2- قياس الإنجاز
3- مقارنة الإنجاز بالمعيار
4- اتخاذ اجراءات تصحيحية


المراجع والمصادر:
1- الأصول العلمية لإدارة الأعمال، د. رفاعي محمد رفاعي.
2- الإدارة والاقتصاد للصف الأول ثانوي، تأليف (محمود- ذياب صلاح- محمد)